การสำรองข้อมูลเอกสาร

การสำรองข้อมูลเอกสาร

การสำรองข้อมูลเอกสาร ในการทำงานที่ต้องมีความเกี่ยวข้องกับเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นบุคลากรฝ่ายบัญชี ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายบุคคล ฝ่ายธุรการ เลขานุการ เป็นต้น เชื่อว่าหลายต่อหลายท่านไม่เคยที่จะทำ การสำรองข้อมูลเอกสาร ที่มีความเกี่ยวข้องกับงานที่ทำ เพราะอาจจะมาจากมองว่าส่วนใหญ่แล้วข้อมูลต่างๆ อยู่ในรูปแบบของเอกสารที่เป็นกระดาษ การสำรองข้อมูลเอกสาร ที่เป็นกระดาษซึ่งทำได้โดยการถ่ายเอกสาร แต่ทำให้สินเปลืองค่ากระดาษ หมึกพิมพ์ และที่สำคัญคือสถานที่จัดเก็บเอกสารสำรอง การแก้ไขปัญหาอาจจะใช้ระบบ Document Management Software ที่บริษัทเอกชนรายใหญ่ๆ เลือกนำเข้ามาใช้งานเพื่อเป็นการลดปัญหาที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร และลดค่าใช้จ่ายที่มหาศาลในเรื่องของกระดาษ แต่สำหรับองค์กรบางรายอาจจะเลือกเป็นการ scan เอกสารให้เก็บอยู่ในรูปแบบของไฟล์ PDF หรือ ไฟล์รูปภาพต่างๆ แทน และนำไปสำรองไว้ในระบบ share server ที่มีพื้นที่จัดเก็บเป็นจำนวนมาก หรือเก็บไว้ในระบบ Cloud Computing ที่มีให้บริการฟรีและเสียค่าบริการ ตามความเหมาะสมของแต่ละบุคคลหรือแต่ละองค์กร

การสำรองข้อมูลเอกสาร ช่วยทำให้ลดความเสี่ยงในการสูญเสียข้อมูล เช่น ปัญหาน้ำท่วมในปี 2554 ที่แม้แต่กรุงเทพฯ เองก็หนี้ไม่พ้น ทำให้หลายๆ บริษัทเอกสารได้รับความเสียหาย นอกจากนี้หากองค์กรมีการใช้ระบบสารสนเทศเข้ามาจัดการเอกสารจะเป็นการลดพื้นที่สำหรับการจัดเก็บเอกสาร ลดค่าใช้จ่าย ค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว มีความปลอดภัยในการเก็บรักษาข้อมูลมากยิ่งขึ้น นอกจากประโยชน์ที่ได้กล่าวมาแล้วหากเราเก็บเอกสารให้อยู่ในรูปแบบของสื่อทางคอมพิวเตอร์ เราสามารถเรียกใช้งานข้อมูลเอกสารได้ทุกที่ที่มีระบบอินเตอร์เน็ต หรือสามารถพกพาข้อมูลไปได้ง่ายกว่า

การสำรองข้อมูลเอกสาร ยิ่งหน่วยงานภาครัฐ หรือระบบธนาคารเอง ที่จำเป็นต้องใช้เอกสาร หลักฐาน หรือสัญญาต่างๆ เป็นจำนวนมาก มีการให้ความสำคัญในการเก็บสำรองข้อมูลน้อยมาก ซึ่งเราเองต้องย่อมรับว่าอำนาจในการตัดสินใจเลือกระบบมาใช้งานในองค์กรนั้นเป็นของฝ่ายบริหาร ทำให้การที่องค์กรจะมีนโยบายลงมาหรือจัดหาเครื่องมือที่จะมาช่วยอำนวยความสะดวกในการบริหารเอกสารนั้นทำได้ยาก ดังนั้นเพื่อเป็นการป้องกันปัญหาจาก การสำรองข้อมูลเอกสาร ควรเริ่มต้นจากพนักงานเองที่จะริเริ่มตระหนักถึงความเสี่ยงในข้อมูลเพื่อเป็นประโยชน์สำหรับองค์กร